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退職代行には、労働組合が運営するものと弁護士が担当するものがあります。組合が運営するサービスでは、組合員として団体交渉の形で会社と話し合える場合があります（労働組合法第6条）。ただし、訴訟や損害賠償の請求など法律事務にあたるものは弁護士に限られます（弁護士法第72条）。利用する前に、運営しているのがどこか、組合への加入がどうなるかを確かめてください。
退職届の書き方と、そのまま使える文面
退職届は、会社に対して退職の意思を正式に伝えるための書類です。退職が決まったあとに、会社へ提出する書類の書き方や、封筒の準備、手書きのルールについて、この記事で詳しく解説します。
- 退職届には退職日や氏名などの必須項目があります
- 退職願とは、退職の意思を打診する書類です
- 手書きとパソコン作成、どちらも一般的に使われます
退職届の書き方とそのまま使える文面
退職届は、会社に対して退職の意思を正式に伝えるための書類です。
書式に法律による決まりはありませんが、一般的には白の便箋に黒のボールペンで書く形式が用いられます。
手書きで作成するのが通例です。ただし、会社から指定のフォーマットがある場合は、そちらに従ってください。
退職届に記載する内容は、主に以下の4点です。
- 退職する旨の言葉
- 退職する日（退職日）
- 提出する日付（作成日）
- 自分の氏名
退職日は、会社と合意した日付または一方的な辞職として指定する日付を記入します。
退職届を出す前に、上司と退職日の相談を済ませておくとスムーズです。
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
引用：民法 第627条第1項（e-Gov法令検索）
以下に、標準的な文面を記載します。
そのまま書き写して使用できます。
【退職届の文面例】
退職届
私儀
このたび、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。
令和〇年〇月〇日
（自分の所属部署名）
（自分の氏名）
（代表者名）殿
「私儀（わたくしぎ）」は、本文の書き出しに置く言葉です。
「私事ですが」という意味を持ちます。
「一身上の都合」は、退職理由を詳しく書かない場合の決まり文句です。
具体的な理由を記載する必要はありません。ただし、会社から詳細な理由を求められる場合もあります。
退職届を提出する際は、封筒に入れて持参します。
封筒には表に「退職届」、裏に「自分の部署名と氏名」を記入してください。
文面を作成する際は、誤字脱字に注意しましょう。
修正液や修正テープの使用は避け、間違えた場合は最初から書き直すのがマナーです。
また、宛名には会社の代表者名を記載します。
代表者の氏名が不明な場合は、総務部の責任者や人事部長宛にすることも検討してください。
提出のタイミングについても、就業規則を確認しておきましょう。
退職希望日の何日前までに提出すべきか、会社ごとにルールが定められている場合があります。
もし退職届の受理を拒否された場合は、内容証明郵便を利用して送付する方法もあります。
ただし、まずは円満な解決を目指し、上司や人事担当者と対話を行うことが大切です。
未払い分の請求など、会社との交渉が要る場合は弁護士へ。ここでは扱えません（弁護士法72条）。
退職届に書くべき項目と書式の決まり
退職届には、会社が受理するために必要な情報が含まれている必要があります。
書式に法的な指定はありませんが、一般的に用いられる項目があります。
記載する内容に不足があると、会社側で手続きが進められないことがあります。
以下の表に、標準的な項目と注意点をまとめました。
| 項目 | 書く内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 退職の意思 | 退職する旨 | 「一身上の都合により」などの決まり文句を用います。 |
| 退職日 | 辞める日 | 会社と合意した日付を記載します。 |
| 提出日 | 書類を出す日 | 実際に会社へ提出する日付を書きます。 |
| 氏名・所属 | 自分の情報 | フルネームと現在の部署名を記載します。 |
| 宛名 | 会社の代表者 | 社長などの役職名と氏名を記載します。 |
退職理由は、詳細に書く必要はありません。
「一身上の都合」と記載するのが、一般的な形式です。
ただし、会社から具体的な理由を求められる場合もあります。
その際は、面談などで口頭で伝える準備をしておくとスムーズです。
日付の記載には注意が必要です。
退職日は、会社と相談して決まった日付を記載してください。
提出日は、書類を会社に渡す当日の日付を書きます。
退職日とは異なるため、書き間違えないようにします。
宛名は、会社の代表者（社長など）の氏名を記載します。
自分の氏名には、印鑑を押印するのが通例です。
書類は、汚れや折れがないように管理します。
白の便箋に黒のボールペンで、丁寧に記入してください。
もし誤字脱字をしてしまった場合は、修正液は使いません。
新しい用紙に、最初から書き直すのがマナーです。
また、退職届は「退職願」とは性質が異なります。
退職願は相談の段階で使い、退職届は意思を確定させる際に用います。
提出先は、直属の上司に手渡しするのが一般的です。
会社によっては、人事部へ直接提出するルールがあるため確認しましょう。
宛名の書き方についても、細かなルールがあります。
会社名だけでなく、代表取締役社長の役職名と氏名を正確に記載します。
自分の氏名については、所属部署名も併記してください。
会社が誰の書類かを即座に判別できるようにするためです。
封筒に入れる際は、中身が折れないよう注意しましょう。
白の無地の封筒を使用し、表には「退職届」と記載します。
封筒の裏面には、自分の所属部署名と氏名を忘れずに記入してください。
これにより、受け取り側の事務処理がスムーズになります。
手書きで退職届を書くときのルール
退職届を丁寧に書くための基本
手書きで作成する場合は、読みやすさが重要です。
文字が乱れていると、会社側で内容を正しく読み取れないことがあります。
便箋は、罫線（けいせん：文字を書くための横線）が入ったものを選びます。
書き損じを防ぐため、あらかじめ下書きをしておくとスムーズです。
ボールペンは、インクが途切れないものを使用してください。
消せるボールペンは、書類として不適切な場合があるため避けます。
一文字ずつ丁寧に書くことで、退職の意思を真摯に伝えることができます。
丁寧な筆跡は、円満な退職を目指す際の一助となります。
ただし、会社から「パソコンでの作成」を指定されている場合は、
その指示に従ってください。指示がない場合に限り、手書きが一般的です。
書き方を簡略化して準備する方法
手書きのルールを守りつつ、準備を効率的に進める方法があります。
まずは、必要な項目をメモに書き出しておきます。
退職日や提出日、氏名などの項目を整理しておけば、書き間違いを防げます。
項目を順番に並べておくと、記入作業が簡単になります。
清書する前に、全体のバランスを確認してください。
行の端まで文字が詰まりすぎないよう、余白を意識して書きます。
もし書き損じてしまった場合は、新しい便箋を用意して書き直します。
修正液や修正テープを使った書類は、受理されない可能性があるため注意が必要です。
また、印鑑（認め印）を使用する際は、印影がかすれないよう注意しましょう。
印鑑が不鮮明だと、本人確認書類としての役割が果たせなくなる恐れがあります。
提出時には、書類が折れ曲がったり汚れたりしていないか確認してください。
クリアファイルに入れて持ち運ぶと、汚れを防ぎやすくなります。
万が一、提出先が人事部や総務部などの部署である場合は、
宛名の書き方に部署名を含める必要があるか、事前に確認しておくと安心です。
提出の際は、封筒の口を糊付けして閉じます。
ただし、会社から「開封して確認する」との指示がある場合は、
のり付けをせずに、折り返すだけで用意することもあります。
また、退職届は重要な公的書類に近い扱いを受けることがあります。
不備があると再提出を求められ、手続きが遅れるリスクがあるため、
作成後は必ず「日付」「氏名」「捺印」の有無を再確認してください。
退職願の書き方とフォーマットの使い分け
退職の意思を伝えるための書き方
退職の意思を伝える書類には、大きく分けて「退職願」と「退職届」の2種類があります。どちらを使うかは、現在の状況によって使い分けるのが一般的です。
退職願は、会社に対して「退職したいと考えています」と願い出るための書類です。まだ退職が確定していない段階や、退職の時期を相談したい場合に使用します。
一方、退職届は、退職の意思が確定した段階で提出する書類です。会社に対して「退職します」という最終的な意思表示を行う役割があります。
会社との話し合いがまとまり、退職日が決まった後に提出する場合は、退職届の形式を用いるのが通例です。事前の相談段階では、退職願を用いることで、円満な手続きを目指せます。
ただし、就業規則によって提出すべき書類の名称が指定されている場合もあります。トラブルを避けるため、まずは社内の規定を確認するか、上司や人事担当者に相談してください。
書類の形式とフォーマット
書類の形式には、手書きで行う方法と、パソコンで作成する方法があります。どちらの形式を選ぶかは、会社の慣習や自身の状況に合わせて判断します。
手書きは、最も一般的な形式です。白の便箋に黒のボールペンで記入することで、丁寧な印象を与えることができます。文字の読みやすさに配慮して作成してください。
パソコンでの作成は、文字が整うため読みやすいという利点があります。ただし、会社から手書きを指定されている場合は、その指示に従う必要があります。
また、作成した書類を提出する際は、汚れや折れを防ぐためにクリアファイルに入れるのが望ましいです。封筒に入れる際も、書類が折れ曲がらないよう注意しましょう。
提出先が人事部や総務部などの部署である場合は、宛名の書き方に部署名を含める必要があるか、事前に確認しておくと安心です。役職者へ直接渡すのか、窓口へ提出するのかで、封筒の宛名も変わります。
| 書類の種類 | 主な役割 | 提出するタイミング |
|---|---|---|
| 退職願 | 退職の意思を願い出る | 退職の相談をする時 |
| 退職届 | 退職の意思を確定させる | 退職が決まった後 |
退職届と退職願を包む封筒の選び方
書類を提出する際は、中身が見えないように封筒に入れます。
封筒の選び方にも、一般的なマナーがあります。
退職届と退職願、どちらの書類を提出する場合でも、封筒の選び方は同じです。
基本的には、白の無地（むじ：模様のないこと）の封筒を用意します。
封筒の種類については、以下の点に注意して選んでください。
- 郵便番号の枠がない、シンプルなもの
- 白の無地であるもの
- サイズは、便箋が折らずに入る大きさのもの
封筒の素材は、紙製のものを選びます。
ビニール製の封筒は、ビジネスの場では避けるのが一般的です。
封筒の表面には、宛名（あてな：送り先の名前）を書きます。
会社名や部署名、役職名、担当者の名前を正確に記入してください。
封筒の裏面には、自分の所属部署と氏名を記入します。
これにより、誰からの書類であるかが明確になります。
封筒の閉じ方についても、決まりがあります。
のりやテープでしっかりと閉じ、隙間がないようにしてください。
封筒の表側に「退職届在中」や「退職願在中」と記載する方法があります。
これは、封筒を開ける人が、中身を事前に把握できるようにするためのものです。
ただし、封筒の表面に大きく書くのではなく、控えめな大きさで記載します。
会社によっては、記載を求めない場合もあります。
封筒の選び方や書き方に迷ったときは、事前の確認が要ります。
会社の慣習や、上司から指示されている形式があるかを確認しておくと安心です。
封筒のサイズ選びで迷う場合は、中に入れる便箋の大きさを確認しましょう。
A4サイズの便箋を折らずに入れるなら、角形2号の封筒が適しています。
一方で、便箋を三つ折りにして入れるなら、長形3号などの小さめの封筒でも構いません。
ただし、書類を折ることは、丁寧な印象を損なう可能性があるため注意が必要です。
また、封筒の「のり」についても、液体のりやテープのりを使用するのが一般的です。
スティックのりを使用する場合、剥がれやすくなる恐れがあるため、念のため確認してください。
提出先が人事部などの部署である場合は、宛名に「人事部 御中」と記載します。
特定の担当者へ渡す場合は、「人事部 〇〇様」と個人名を記載してください。
もし会社から「特定の封筒を使用するように」と指定されている場合は、必ずその指示に従います。
指定がない限りは、前述した白無地の紙製封筒を選べば問題ありません。
退職願の封筒への正しい書き方
退職願を封筒に入れる際の注意点
書類を封筒に入れる際は、中身が透けないよう厚みのあるものを選びます。
また、書類が折れ曲がらないよう、適切なサイズの封筒を用意しましょう。
ただし、会社から指定の封筒がある場合は、その指示に従ってください。
封筒の表面には、中身を判別しやすくするための記載を行います。
「退職願在中」と、控えめな大きさで記載するのが一般的です。
ただし、会社によっては記載を求めないケースもあります。
記載の有無や位置については、事前に社内のルールを確認しましょう。
総務部や人事部、あるいは直属の上司に尋ねるのが確実です。
事前の確認により、提出時の行き違いを防げます。
手書きで作成する場合の封筒の書き方
手書きで封筒を用意する場合は、読みやすさを意識して丁寧に記入します。
筆記具は、黒のボールペンや万年筆を使用するのが望ましいです。
ただし、消せるボールペンなどは、改ざん防止の観点から避けましょう。
封筒の表面には、宛先となる組織の情報を記載します。
会社名や部署名、役職名、担当者の氏名を正確に書き込みます。
役職名を書く際は、氏名の前に配置するのが一般的なマナーです。
宛先が部署単位の場合は「人事部 御中」と記載します。
特定の担当者へ渡す場合は「人事部 〇〇様」と個人名を記載してください。
ただし、役職名と個人名を併記する場合は「人事部長 〇〇様」とします。
封筒の裏面には、差出人である自分の情報を記載します。
所属部署名と氏名を、中央から少し左寄りに記入してください。
これにより、誰からの書類であるかが一目でわかります。
封筒の閉じ方についても、丁寧な扱いを心がけます。
のりやテープを用いて、隙間がないようしっかりと閉じましょう。
ただし、二重封筒などの特殊な形式が求められる場合もあります。
封筒の表面に「退職願在中」と書く際は、朱色ではなく黒で書きます。
これは、ビジネス文書として落ち着いた印象を与えるためです。
ただし、会社独自のルールがある場合は、それに準じてください。
封筒の準備が整ったら、最後に誤字脱字がないか再確認します。
特に宛先の役職名や氏名の漢字ミスは、失礼にあたるため注意が必要です。
丁寧な封筒の扱いは、円満な退職に向けた配慮のひとつといえます。
退職願の封筒に関するよくある疑問
退職願を封筒に入れて提出する際、選び方や書き方について疑問を持つことがあります。ここでは、よくある質問への回答をまとめています。
Q. 封筒は、郵便局で売っているものでも大丈夫ですか？
はい、郵便局などで販売されている白の無地の封筒で問題ありません。ただし、デザインや柄が入ったものは避けるのが一般的です。
ビジネスの場では、清潔感のある白の封筒が最も使いやすい選択肢となります。透けにくい厚手のものを選ぶと、中身がより見えにくくなります。
Q. 封筒の裏面に、自分の住所を書く必要はありますか？
いいえ、封筒の裏面に住所を書く必要はありません。退職願を会社に直接手渡しする場合や、社内の規定に従って提出する場合、住所の記載は求められないことが一般的です。
裏面には、自分の所属部署名と氏名を記入してください。これにより、誰が提出した書類であるかが会社側に明確に伝わります。
Q. 封筒の表に「退職願在中」と書くのは、必須ですか？
いいえ、必ず書かなければならないという決まりはありません。しかし、封筒を開ける人が中身を事前に把握できるため、記載しておくことが推奨されます。
記載する場合は、封筒の表面の左下に、控えめな大きさで記入してください。ただし、会社独自のルールがある場合は、その指示に従いましょう。
Q. 封筒をのりで閉じても、マナー違反になりませんか？
いいえ、のりでしっかりと閉じることは、書類を保護する観点から適切な方法です。隙間がないように丁寧に閉じてください。
のりやテープを使用して、書類が外に飛び出さないようにします。中身がバラバラにならないよう、丁寧に扱うことが大切です。
退職届を会社へ渡すタイミングと渡し方
書類の準備ができたら、次は会社へ渡すタイミングを検討します。
退職届をいつ出すかは、会社の就業規則を確認することが大切です。
ただし、規則に記載がない場合でも、民法に基づいた判断が必要になります。
退職届を出す時期は、退職したい日の前もって伝えるのが一般的です。
早めに伝えることで、会社側も後任の採用や業務の引き継ぎの準備がしやすくなります。
ただし、就業規則で「退職の○か月前までに申し出ること」と定められている場合は、その期間に従いましょう。
退職届を渡す相手は、直属の上司を選ぶのが通例です。
いきなり総務部へ持っていくのではなく、まずは上司へ相談する形をとります。
上司が不在の場合や、上司に相談しにくい事情がある場合は、さらに上の役職者や人事担当者へ相談してください。
渡す場面についても、事前の準備が求められます。
周囲に人がいない場所や、会議室などの落ち着いて話せる環境を選んでください。
周囲に聞こえる場所で渡すと、他の社員に退職が知られてしまう可能性があるため注意が必要です。
渡すときの具体的な手順は、以下の通りです。
- 上司に「お話ししたいことがあるのですが、お時間をいただけますか」と声をかける
- 二人きりになれる場所へ移動する
- 「退職の意思をお伝えしたく、書類を持参いたしました」と添えて、封筒ごと手渡す
もし、上司に直接会うことが難しい状況であれば、会社が指定する方法を確認してください。
メールや郵送など、会社によって受け付けの方法が異なる場合があります。
テレワーク中の場合は、チャットツールやビデオ会議での相談が認められるケースもあります。
退職届を渡す際は、感情的にならず、冷静に意思を伝えることが大切です。
引き止めに遭うこともありますが、決意が固まっている場合は、丁寧に、かつ明確に伝えてください。
退職理由については、詳細を話しすぎず「一身上の都合」とするのが一般的です。
ただし、会社から具体的な理由を求められた際、嘘をつく必要はありません。
円満な退職を目指すなら、前向きな理由を添えるなどの配慮も検討しましょう。
退職届の書き方に関するよくある勘違い
退職届に「退職理由」を詳しく書く必要がありますか？
いいえ、退職届に詳細な理由を書く必要はありません。
一般的には「一身上の都合により」という言葉を用います。
具体的な事情を書きすぎると、会社側との調整が長引くことがあります。
ただし、退職後の離職票などの書類作成において、会社から理由の確認を求められるケースはあります。
その際は、口頭や別途提出する書類で、事実に基づいた内容を伝えてください。
退職届は必ず手書きでなければなりませんか？
いいえ、法律で手書きが義務付けられているわけではありません。
パソコンで作成したものを印刷して提出しても、書類としての効力は変わりません。
ただし、会社の慣習として手書きを求めている場合があります。
就業規則に「手書きに限る」といった具体的な指定がないか、事前に確認しておくと安心です。
もし指定がない場合でも、丁寧な印象を与えたいなら手書きを選択するのも一つの方法です。
退職届を出せば、すぐに辞められますか？
いいえ、退職届を出したからといって、すぐに辞められるとは限りません。
就業規則も確認しますが、無期労働契約の辞職は原則として申入れから2週間で成立します。
規則で定められた期間がある場合は、その期間を考慮して提出時期を検討してください。
例えば、退職の2か月前までに申し出ると定められている場合、そのルールを守るのが一般的です。
もし会社側が受理を拒否し、退職日を認めないなどのトラブルが生じた場合は、専門家への相談を検討してください。
退職代行を使えば、会社との交渉をすべて任せられますか？
いいえ、民間企業の退職代行は交渉できませんが、労働組合には団体交渉権があります。
退職届の提出や、退職日に関する具体的な条件の交渉を代行できる範囲には限りがあります。
交渉が必要な用件であれば、弁護士へ相談してください。
退職代行の種類によって、対応できる範囲が大きく異なります。
労働組合が運営するもの、民間企業が運営するもの、弁護士が運営するものがあります。
自身の状況に合わせて、適切な窓口を選ぶことが大切です。
参考：民法 第627条（e-Gov法令検索）｜e-Gov法令検索
まとめ
退職届の作成と提出について、大切なポイントを振り返ります。
- 退職届は、会社に退職の意思を正式に伝えるための重要な書類です。
- 書式に法的な決まりはありませんが、白の便箋に黒のボールペンで書くのが一般的です。
- 退職届には、会社が受理するために必要な項目を漏れなく記載しましょう。
- 書類は、中身が透けない白の無地の封筒に入れて提出してください。
- 提出時期は、必ず会社の就業規則を確認したうえで検討してください。
- 民間企業の退職代行は交渉できませんが、労働組合には団体交渉権があります。
書類の書き方やテンプレートについては、退職届のテンプレートも活用してください。
退職に関する手続きの全体像を知りたい方は、退職後の手続き一覧もあわせて確認できます。
ただし、会社独自のルールが優先される場合があるため、不明点は人事担当者へ確認しましょう。
退職届の準備が整ったら、スムーズな受理を目指して丁寧な作成を心がけてください。